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Cómo preparar la información de tu negocio para un agente de IA que no inventa
Una guía práctica para ordenar servicios, horarios, precios, condiciones, límites y preguntas frecuentes antes de activar un agente de IA.
Guía práctica
Pensada para decidir, preparar y revisar una parte concreta de tu agente antes de ponerlo delante de clientes.
Un agente de IA no mejora por tener más texto. Mejora cuando tiene información clara, límites definidos y ejemplos reales de cómo debe responder a tus clientes.
La preparación no tiene que ser técnica. Lo importante es convertir lo que el equipo ya sabe en una base ordenada: qué vendes, qué puedes prometer, qué no debe decir el agente y qué dato necesita pedir antes de pasar la conversación.
El objetivo no es documentarlo todo
El error habitual es empezar con un documento enorme y esperar que el agente lo entienda todo a la primera. Funciona mejor preparar una versión pequeña, revisable y útil desde el primer día.
Para empezar, Captia necesita cuatro bloques:
- Qué ofrece tu negocio: servicios, productos, categorías, zonas, idiomas y disponibilidad.
- Qué condiciones debe respetar: precios, reservas, cancelaciones, garantías, envíos, devoluciones o límites.
- Qué preguntas se repiten: dudas que el equipo responde cada semana por WhatsApp, web, email o teléfono.
- Qué debe ocurrir después: reservar, pedir datos, avisar al equipo, crear seguimiento o derivar a una persona.
Si una respuesta depende de información que no está escrita, el agente no debería improvisar. Debe reconocer el límite y dejar la conversación preparada.
Qué información conviene preparar
Piensa en el agente como una persona nueva del equipo. Si esa persona empezara mañana, ¿qué necesitaría para contestar sin molestar a nadie cada cinco minutos?
| Bloque | Qué incluir | Ejemplo útil |
|---|---|---|
| Servicios o productos | Qué vendes, variantes, duración, requisitos y disponibilidad | ”Corte caballero: 30 min. Color: requiere valoración previa.” |
| Precios | Precio cerrado, desde, rango o cuándo se prepara presupuesto | ”Primera visita dental: 45 euros. Presupuesto tras diagnóstico.” |
| Horarios | Horario real, festivos, zonas, plazos y capacidad | ”Atendemos de lunes a viernes. Envíos en 24-72 h según stock.” |
| Reglas | Qué puede confirmar y qué debe revisar una persona | ”Puede proponer huecos. No puede confirmar cirugías sin recepción.” |
| Tono | Cómo debe sonar y qué expresiones evitar | ”Cercano, directo, sin tecnicismos si el cliente no los usa.” |
No hace falta que esté perfecto. Sí hace falta que sea explícito. “Depende” no sirve si no explicas de qué depende.
Define los límites antes de publicar
La parte más importante no es lo que el agente sabe, sino lo que tiene prohibido inventar.
Marca estas reglas por escrito:
- Qué precios no puede dar si no están publicados.
- Qué disponibilidad no puede confirmar sin agenda real.
- Qué casos debe pasar a una persona.
- Qué temas legales, médicos, técnicos o sensibles debe tratar con cuidado.
- Qué datos personales puede pedir y para qué.
En Captia preferimos que el agente diga “no tengo ese dato ahora mismo” a que suene seguro con una respuesta falsa. Esa honestidad protege la venta y evita conversaciones que luego el equipo tiene que corregir.
Usa ejemplos reales de conversación
Los mejores ejemplos salen de mensajes existentes. No hace falta compartir todo el histórico: basta con copiar preguntas típicas y escribir la respuesta ideal.
Buen formato:
- Pregunta del cliente.
- Información que debe consultar.
- Respuesta deseada.
- Dato que debe pedir si falta algo.
- Siguiente acción para el equipo.
Ejemplo:
Cliente: “¿Tenéis hueco esta semana para cortar el pelo?”
Agente: consulta servicios, duración y disponibilidad. Responde con huecos concretos, pregunta el nombre si el cliente elige uno y deja la cita preparada para confirmar.
Revisión final antes de salir en producción
Antes de publicar, prueba el agente con preguntas reales, preguntas incompletas y preguntas que no debería responder.
La revisión buena no busca que el agente parezca brillante. Busca que sea claro, útil y seguro:
- Responde con información del negocio.
- No inventa precios, plazos ni disponibilidad.
- Pide el dato correcto cuando falta contexto.
- Deja cada conversación con una acción clara.
- Sabe cuándo debe avisar al equipo.
Cuando esto está preparado, el agente deja de ser “un chatbot” y empieza a comportarse como una extensión operativa del negocio.
captia
¿Quieres verlo aplicado a tu negocio?
Te enseñamos cómo quedaría Captia con tu información real, tus canales y tus reglas.